SEPA en uw webshop

In de media wordt er al uitgebreid over gecommuniceerd; de komst van SEPA. U moet nú in actie komen is de boodschap. Is dat zo? Wat is het eigenlijk? Waar moet u op letten? En welke maatregelen moet u nemen om ervoor te zorgen dat uw webshop blijft functioneren? Aan de hand van een praktische checklist kunt u zelf controleren of én wat u moet doen.

SEPA

SEPAOm te beginnen eerst een korte uitleg wat SEPA is. SEPA staat voor Single Euro Payments Area en omvat alle landen binnen de EU, aangevuld met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein (die wel lid zijn van de Europese Economische Ruimte), Zwitserland en Monaco. Er is besloten om hier een gezamenlijke betaalmarkt te introduceren zodat we daarbinnen op dezelfde manier kunnen betalen. Om dit mogelijk te maken komt er een nieuwe standaard voor het rekeningnummer, maar ook voor girale betalingen en incasso’s. U moet vóór 1 februari 2014 klaar zijn om met deze nieuwe standaarden te kunnen werken. De nieuwe standaard voor het rekeningnummer heet IBAN en staat voor International Bank Account Number. Dit nummer moet al gebruikt worden bij buitenlandse betalingen, maar vanaf 1 februari 2014 ook bij binnenlandse betalingen. In sommige gevallen heeft u ook de BIC nodig. De BIC staat voor Bank Identifier Code en is de internationale identificatiecode van een bank.

In het kort betekent dat iedereen een nieuw rekeningnummer krijgt. Dus overal waar u nu een rekeningnummer gebruikt zult u moeten beoordelen of er iets gewijzigd moet worden op de webshop. Aan de hand van de checklist kunt u controleren wat u moet doen:

Check 1: Content

Op uw webshop moet u eerst de plaatsen controleren waar u uw eigen rekeningnummer communiceert naar uw klanten. Denk onder andere aan:

  • contact pagina,
  • FAQ pagina,
  • orderbevestiging pagina,
  • orderbevestiging mails,
  • nieuwsbrief,
  • algemene voorwaarden,
  • pakbon,
  • factuur,
  • Et cetera.

Beoordeel of u dit zelf kunt wijzigen, of dat u opdracht moet geven aan uw leverancier. Tot 1 februari 2014 kunt u het beste zowel het rekeningnummer als de IBAN communiceren.

Officiële schrijfwijze IBAN
NL99 (spatie) BANK (spatie) 0123 (spatie) 4567 (spatie) 89.

Naast uw eigen rekeningnummer, gebruikt u misschien ook het rekeningnummer van uw klanten. U moet analyseren waar u dit rekeningnummer communiceert. Bijvoorbeeld op:

  • Green-Checkklantgegevens,
  • orderbevestiging pagina,
  • orderbevestiging mails,
  • Et cetera.

In de meeste gevallen kunt u dit niet zelf wijzigen, omdat het gegevens zijn die door de klant zijn ingegeven en door de webshop software verwerkt worden. Neem contact op met uw leverancier als u het niet weet.

Check 2: Opslag

Een belangrijke check is om te bekijken of u rekeningnummers van uw klanten opslaat. Dit kan bijvoorbeeld in een database, of in een bestand. Standaard zal een webshop het rekeningnummer meestal niet opslaan, maar bij de invoering van uw webshop kan het van belang zijn geweest om dit wel te doen. Meestal is dit een aanpassing of configuratie geweest van uw webshop. Als u een rekeningnummer opslaat moet u minimaal twee zaken analyseren:

Wijziging van het opslaan van het rekeningnummer
De IBAN is een veel langer nummer dan het huidige rekeningnummer en bevat naast cijfers ook gewone leestekens. Het is van belang dat uw database of bestand dit goed kan opslaan.

Aantal posities
Het aantal posities verschilt per land tot maximaal 34 posities. In Nederland bestaat de IBAN uit 18 posities.

Migratie
Beoordeel of het nodig is om de huidige rekeningnummers om te zetten naar de nieuwe IBAN. Als u de rekeningnummers actief gebruikt, bijvoorbeeld bij een machtiging of abonnement, moet u de rekeningnummers gaan omzetten. Hiervoor zijn hulpmiddelen beschikbaar zoals de IBAN BIC Service van de Nederlandse banken.

Check 3: Koppelingen

SEPA koppelingVrijwel geen enkele webshop staat op zichzelf en vaak zijn er koppelingen gemaakt met andere systemen. Het kan zijn dat u een rekeningnummer doorgeeft aan een andere partij door middel van een dergelijke koppeling. Belangrijke koppelingen om te onderzoeken zijn naar de Payment Service Provider (PSP) en naar uw financiële administratie. Voor de PSP’s is 1 augustus 2013 een belangrijke datum. Vanaf deze datum moeten de systemen zijn aangepast om ervoor te zorgen dat u Ideal betalingen kunt blijven ontvangen.
Op dit moment is de berichtgeving van de bekende PSP’s nog summier. Er wordt vrijwel geen informatie verstrekt over SEPA op de websites van deze PSP’s. Op de website van Ideal kunt u hier wel meer over lezen.

Bij een koppeling is er altijd een zender en een ontvanger. Hou er rekening mee dat beide kanten om moeten kunnen gaan met de nieuwe IBAN en dat dit zorgvuldig met elkaar moet worden afgestemd.

Check 4: Applicaties / Systemen

Zoals gezegd staat een webshop niet alleen. U moet al uw systemen controleren op het gebruik van rekeningnummers. Met name financiële systemen moeten “SEPA compatibel” worden. Neem contact op met uw leverancier om niet voor verassingen komen te staan.

Veel systemen controleren de invoer van een rekeningnummer met een 11-proef. Dit is een test om te kijken of het nummer een correct rekeningnummer is. In de periode dat u zowel rekeningnummers als IBAN accepteert moet u de software aanpassen om hiermee om te gaan. De 11-proef op de IBAN zal namelijk niet werken.

De 11 proeft werkt niet op de IBAN, hiervoor moet u een andere controle uitvoeren.

Stappenplan

SEPA-stappenplanDe checklist kunt u gebruiken om te bekijken of u uw webshop moet aanpassen en te bepalen hoe groot de impact van SEPA zal zijn. Dat uw bedrijf er iets van gaat merken is zeker. U moet SEPA dan ook groter zien dan alleen uw webshop. U zult uw hele bedrijfsvoering moeten gaan beoordelen, waar uw webshop een onderdeel van is. Maak tijdig een stappenplan. Onderdelen van dit stappenplan zijn:

  • Breng de impact van IBAN/SEPA in kaart op uw organisatie (consequenties voor systemen, processen, benodigde capaciteit, kosten, doorlooptijden, afdelingen die betrokken zijn etc.)
  • Stel een projectleider aan die een plan van aanpak maakt en alle activiteiten coördineert.
  • Schakel IT in en neem contact op met (software)leveranciers.
  • Reserveer middelen zoals budget en mensen.
  • Onderzoek alternatieven mocht u in tijdnood raken.
  • Doe kennis op via nieuwsbrieven, websites en bijeenkomsten.
  • Neem contact op met uw bank en bepaal in overleg de overgangsdatum, specifieke bankgerelateerde aspecten en de ondersteuning die uw bank u kan bieden.
  • Implementeer en test uw aangepaste systemen en processen. Ruim hiervoor voldoende tijd in.
  • Pas uw communicatiemiddelen aan (drukwerk als brieven en facturen, templates, website, et cetera).
  • Informeer uw klanten en andere relaties wanneer u overgaat.

Meer informatie en bronnen

 

Marco Flapper

Marco Flapper heeft al meer dan 12 jaar ervaring binnen de e-commerce sector. En dat is ook zijn specialisme ‘e-commerce in de breedste zin van het woord’. Marco is geïnteresseerd in SEO, analytics, usability, social media en mobile.

Volgens Marco is zaken doen via het Internet de laatste jaren enorm veranderd en ook  de komende jaren zal dit blijven veranderen. Social media blijft een grote rol spelen, mobiel wordt steeds belangrijker en ook het koppelen van diverse kanalen (web, servicedesk, store, brochure, e.d.) zal in belang toenemen. Het aantal winkels op internet zal blijven groeien. Vandaar dat het steeds belangrijker wordt om op zoek te gaan naar dat unieke product, die unieke dienst, dat unieke idee of concept om ervoor te zorgen dat je je blijft onderscheiden. Het spel wordt steeds moeilijker, maar ook steeds leuker door de mogelijkheden van allerlei nieuwe technologieën. Wie dit spel snel en effectief kan spelen, is succesvol op internet.

2 gedachten over “SEPA en uw webshop

  • 19 december 2013 om 12:21
    Permalink

    Beste Marco,

    Bij Buckaroo zijn we erg tevreden over hoeveel aandacht er wordt besteedt aan de uitleg over SEPA. We snappen dat dit voor veel ondernemingen een complicatie veroorzaakt. Voor meer informatie kunnen ondernemers ook contact opnemen met onze klantenservice voor een opheldering van de situatie, of u als u nog vragen heeft.

    Mvg,
    Ellen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *