In de media wordt er al uitgebreid over gecommuniceerd; de komst van SEPA. Je moet nú in actie komen is de boodschap. Is dat zo? Wat is het eigenlijk? Waar moet je op letten? En welke maatregelen moet u nemen om ervoor te zorgen dat uw webshop blijft functioneren? Aan de hand van een praktische checklist kun je zelf controleren of én wat je moet doen.
Wat is SEPA?
Om te beginnen eerst een korte uitleg wat SEPA is. SEPA staat voor Single Euro Payments Area en omvat alle landen binnen de EU, aangevuld met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein (die wel lid zijn van de Europese Economische Ruimte), Zwitserland en Monaco. Er is besloten om hier een gezamenlijke betaalmarkt te introduceren zodat we daarbinnen op dezelfde manier kunnen betalen.
Om dit mogelijk te maken komt er een nieuwe standaard voor het rekeningnummer, maar ook voor girale betalingen en incasso’s. Je moet vóór 1 februari 2014 klaar zijn om met deze nieuwe standaarden te kunnen werken. De nieuwe standaard voor het rekeningnummer heet IBAN en staat voor International Bank Account Number. Dit nummer moet al gebruikt worden bij buitenlandse betalingen, maar vanaf 1 februari 2014 ook bij binnenlandse betalingen. In sommige gevallen heb je ook de BIC nodig. De BIC staat voor Bank Identifier Code en is de internationale identificatiecode van een bank.
SEPA Checklist
Check 1: Content
Op jouw webshop moet je eerst de plaatsen controleren waar u uw eigen rekeningnummer communiceert naar je klanten. Denk onder andere aan:
- contact pagina,
- FAQ pagina,
- orderbevestiging pagina,
- orderbevestiging mails,
- nieuwsbrief,
- algemene voorwaarden,
- pakbon,
- factuur
Beoordeel of je dit zelf kunt wijzigen, of dat je opdracht moet geven aan je leverancier. Tot 1 februari 2014 kun je het beste zowel het rekeningnummer als de IBAN communiceren.
Officiële schrijfwijze IBAN
NL99 (spatie) BANK (spatie) 0123 (spatie) 4567 (spatie) 89.
Naast jouw eigen rekeningnummer, gebruik je misschien ook het rekeningnummer van uw klanten. Je moet analyseren waar je dit rekeningnummer communiceert. Bijvoorbeeld op:
klantgegevens,- orderbevestiging pagina,
- orderbevestiging mails
In de meeste gevallen kun je dit niet zelf wijzigen, omdat het gegevens zijn die door de klant zijn ingegeven en door de webshop software verwerkt worden. Neem contact op met je leverancier als je het niet weet.
Check 2: Opslag
Een belangrijke check is om te bekijken of je rekeningnummers van jouw klanten opslaat. Dit kan bijvoorbeeld in een database, of in een bestand. Standaard zal een webshop het rekeningnummer meestal niet opslaan, maar bij de invoering van uw webshop kan het van belang zijn geweest om dit wel te doen. Meestal is dit een aanpassing of configuratie geweest van uw webshop. Als je een rekeningnummer opslaat moet je minimaal twee zaken analyseren:
Wijziging van het opslaan van het rekeningnummer
De IBAN is een veel langer nummer dan het huidige rekeningnummer en bevat naast cijfers ook gewone leestekens. Het is van belang dat jouw database of bestand dit goed kan opslaan.
Aantal posities
Het aantal posities verschilt per land tot maximaal 34 posities. In Nederland bestaat de IBAN uit 18 posities.
Migratie
Beoordeel of het nodig is om de huidige rekeningnummers om te zetten naar de nieuwe IBAN. Als je de rekeningnummers actief gebruikt, bijvoorbeeld bij een machtiging of abonnement, moet je de rekeningnummers gaan 0omzetten. Hiervoor zijn hulpmiddelen beschikbaar zoals de IBAN BIC Service van de Nederlandse banken.
Check 3: Koppelingen
Vrijwel geen enkele webshop staat op zichzelf en vaak zijn er koppelingen gemaakt met andere systemen. Het kan zijn dat je een rekeningnummer doorgeeft aan een andere partij door middel van een dergelijke koppeling. Belangrijke koppelingen om te onderzoeken zijn naar de Payment Service Provider (PSP) en naar uw financiële administratie. Voor de PSP’s is 1 augustus 2013 een belangrijke datum. Vanaf deze datum moeten de systemen zijn aangepast om ervoor te zorgen dat je Ideal betalingen kunt blijven ontvangen.
Op dit moment is de berichtgeving van de bekende PSP’s nog summier. Er wordt vrijwel geen informatie verstrekt over SEPA op de websites van deze PSP’s.
Bij een koppeling is er altijd een zender en een ontvanger. Hou er rekening mee dat beide kanten om moeten kunnen gaan met de nieuwe IBAN en dat dit zorgvuldig met elkaar moet worden afgestemd.
Check 4: Applicaties / Systemen
Zoals gezegd staat een webshop niet alleen. Je moet al uw systemen controleren op het gebruik van rekeningnummers. Met name financiële systemen moeten “SEPA compatibel” worden.
Veel systemen controleren de invoer van een rekeningnummer met een 11-proef. Dit is een test om te kijken of het nummer een correct rekeningnummer is. In de periode dat u zowel rekeningnummers als IBAN accepteert moet je de software aanpassen om hiermee om te gaan. De 11-proef op de IBAN zal namelijk niet werken.
De 11 proeft werkt niet op de IBAN, hiervoor moet u een andere controle uitvoeren.
Stappenplan
De checklist kun je gebruiken om te bekijken of je jouw webshop moet aanpassen en te bepalen hoe groot de impact van SEPA zal zijn. Dat je bedrijf er iets van gaat merken is zeker. Je moet SEPA dan ook groter zien dan alleen jouw webshop. Je zult je hele bedrijfsvoering moeten gaan beoordelen, waar jouw webshop een onderdeel van is. Maak tijdig een stappenplan. Onderdelen van dit stappenplan zijn:
- Breng de impact van IBAN/SEPA in kaart op uw organisatie (consequenties voor systemen, processen, benodigde capaciteit, kosten, doorlooptijden, afdelingen die betrokken zijn etc.)
- Stel een projectleider aan die een plan van aanpak maakt en alle activiteiten coördineert.
- Schakel IT in en neem contact op met (software)leveranciers.
- Reserveer middelen zoals budget en mensen.
- Onderzoek alternatieven mocht je in tijdnood raken.
- Doe kennis op via nieuwsbrieven, websites en bijeenkomsten.
- Neem contact op met jouw bank en bepaal in overleg de overgangsdatum, specifieke bankgerelateerde aspecten en de ondersteuning die uw bank u kan bieden.
- Implementeer en test uw aangepaste systemen en processen. Ruim hiervoor voldoende tijd in.
- Pas jouw communicatiemiddelen aan (drukwerk als brieven en facturen, templates, website, et cetera).
- Informeer jouw klanten en andere relaties wanneer je overgaat.