De waarde van product information management (PIM)

Vaak horen wij dat bedrijven, en dan met name B2B bedrijven in het MKB, product information management (PIM) nog steeds duur en / of complex vinden en dat ze de business waarde van een PIM niet altijd begrijpen of inzien. Vaak denken ze dat het een plek is waar je alle productdata neerzet, iets wat het ERP-systeem ook zou kunnen. Maar is dat wel zo?

De business value van het hebben van een PIM

PIM levert geld op! Productinformatie omvat namelijk meer dan alleen prijs, omschrijving en afbeelding. Daarbij, je verkoopt niet het product maar wat het product kan! Sterker nog, je verkoopt de beleving van wat het product kan. 

Voorbeeld: je verkoopt niet de pen maar de mogelijkheid om een boodschap op te schrijven en over te brengen.

In een digitale wereld is productinformatie daarom cruciaal geworden en dit bekent dat je veel meer informatie over en van producten moet opslaan. Informatie welke je niet alleen zelf creëert maar ook aangeleverd kan krijgen van leveranciers en producenten. Informatie komt zelfs van eindgebruikers, welke bijvoorbeeld ratings & reviews schrijven. Informatie die z’n weg vindt naar uw webshop, marktplaats en zelfs social media. Daarnaast wilt u als B2B’er waarschijnlijk ook informatie doorspelen naar uw afnemers. Kunt u nu al deze informatie opslaan in uw huidige ERP? Kunt u onderscheid aanbrengen welke verkoopkanalen welke informatie of data moeten aanspreken? 

Hoeveel tijd is uw bedrijf kwijt om een nieuw product op te voeren; hoeveel tijd kost het om een product op uw webshop of mobile site te plaatsen? Een PIM automatiseert dit proces en maakt het beheer stukken sneller en gemakkelijker. Kortom u bespaart tijd. 

Een product information management systeem zorgt er ook voor dat u op een plek kan zien of uw informatie over uw producten actueel en compleet is. En dat is goed om te weten, want volledige en actuele productinformatie verhoogt de conversie op uw webshop.

De business penalty van het hebben van geen PIM

Veel bedrijven weten wat business value betekent, echter weinig kennen het principe van de business penalty. 

De business penalty beantwoordt de vraag: Wat betekent het of wat zijn de gevolgen als ik iets niet doe?

Wat zijn de gevolgen van het niet hebben van een PIM-oplossing? Een van de meest voorkomende risico’s is dat productdata verspreid opgeslagen ligt door de organisatie en in verschillende systemen met als gevolg dat productinformatie niet consistent, niet actueel, onvolledig of zelfs verkeerd is. Dit weer heeft als consequentie dat uw serviceafdeling onnodig belast wordt met telefoontjes van klanten die vragen hebben over uw producten, wat weer leidt tot ontevreden medewerkers, etc.

Hoe vaak wordt u eigenlijk gebeld over uw producten? Hoe vaak gaan deze vragen over productdata? En hoe vaak had dit belletje vermeden kunnen worden als de data compleet of goed was?

PIM in de toekomst

PIM zal in de toekomst alleen maar belangrijker worden, denk hierbij aan regelgeving (ingrediënten, keuringskenmerken, etc) maar denk ook aan Internet of Things (IoT) waarbij duizenden API’s (interfaces) en apparaten real-time productinformatie willen opvragen. Bent u klaar voor de toekomst? Met een PIM haalt u een stukje toekomstzekerheid in huis als het gaat om productinformatie voorziening.

PIM duur?

Je kan het zo duur maken als je wilt, maar is dat nodig? Wij denken van niet. Zeker voor bedrijven die net beginnen met een PIM moet je in het begin niet te veel willen. PIM kan al gauw complex worden.

Enkele tips:

  1. Kijk bijvoorbeeld eens naar een SaaS-oplossing waarbij je maandelijks betaald voor een PIM, net zoals een Spotify of Netflix abonnement. Vaak hoef je maar een kleine opstart fee te betalen om je data in een PIM te laden (data-onboarding) en te koppelen aan bijvoorbeeld je ERP. Je spreidt hiermee de kosten.
  2. Ga voor een simpele implementatie, eerst maar eens je eigen data-onboarden en daarna die van leveranciers en sluit als laatste je afnemers aan. Probeer niet al je leveranciers, producenten of klanten tegelijkertijd aan te sluiten maar begin met een select groepje (een pilot), hiermee spreidt u de risico en verhoogd u het succes van de implementatie.
  3. Train je mensen in product information management, zorg voor draagvlak. Beleg het ook niet bij 1 persoon maar creëer een PIM-team. Vergeet niet dat uw productinformatie goud waard is, zo moet het ook bewaakt worden. Stel een product owner aan die de belangen van het PIM-team behartigd en die goed overweg kan met het bestuur van uw organisatie.
  4. Kies een PIM-partner waarmee het klikt en die over voldoende resources beschikt om uw wensen te realiseren.
  5. Maak een duidelijke tijdsplanning wanneer u wat bereikt wilt hebben. Zoals gezegd kan PIM snel complex worden, hierdoor kunnen zaken verzanden.
  6. Maak geen dure RFP of RFI voor het selecteren van een PIM maar schrijf uw visie over Product information management op inclusief doelen en doelstellingen. Schrijf op hoe PIM uw bedrijfsvoering moet verbeteren en vraag de softwareleveranciers hoe zij denken dit te realiseren d.m.v. hun software.
  7. Laat uw eindgebruikers een demo bijwonen, laat deze groep ook meebepalen in de uiteindelijke keuze voor een pakket, dit creëert weer draagvlak en verhoogd het succes van de implementatie en het behalen van de doelstellingen.

PIM, MRM, MDM, PDM, DAM, MAM, ERP

Wat is de beste oplossing om mijn product data te beheren?

In de titel van deze blog heb ik slechts de meest gangbare afkortingen genoemd van oplossingen om uw productgegevens te beheren. Maar wat betekenen bovenstaande afkortingen en waar staan ze voor? Wat zijn de overeenkomsten en wat zijn de verschillen?

Een historisch overzicht…
In de traditionele retail is een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem dé plek om product gegevens vast te leggen. Deze behoefte komt primair voort uit de noodzaak logistieke informatie over een product vast te leggen, zoals hoogte, breedte, inkoop prijs en voorraad. Op het moment dat een afdeling marketing of verkoop de producten onder de aandacht van het publiek wilde brengen werd deze informatie aangevuld met meer commerciële informatie veelal gebruik makend van Excel-sheets in combinatie met USB-sticks. Het resultaat was, en in veel bedrijven nog steeds is, dat data zich op een ongecontroleerde manier door de organisatie beweegt.

DAM – Digital Asset Management
Vanuit de behoefte om bij product gegevens ook afbeeldingen te kunnen tonen ontstond de behoefte product afbeeldingen gestructureerd op te slaan. Hiervoor werden de zogenaamde DAM systemen ontwikkeld. Naast product plaatjes kon hiermee ook ander product gerelateerd materiaal zoals productsheets en handleidingen in elk willekeurig formaat opgeslagen worden. Een synoniem voor DAM is MAM (Media Asset Management).

MRM – Marketing Resource Management
Naast de behoefte om typisch product gerelateerde gegevens en beeld materiaal te gebruiken, willen ondernemingen ook hun eigen huisstijl en visuele identiteit bewaken. Dit is de oorsprong van de zogenaamde MRM systemen. Branding is daarbij het keyword. Het stelt bedrijven in staat controle te krijgen over hun marketing en communicatie activiteiten.

PIM – Product Information Management
Binnen een PIM is het mogelijk complexe producten op een efficiënte manier te beheren. Bedrijven voeren producten die bestaan uit een groot aantal combinatie- en variatiemogelijkheden. De uitdaging is deze op een eenvoudige en eenduidige manier te communiceren naar diverse output kanalen zoals print en e-commerce.

Een belangrijk aandachtsgebied binnen een PIM is het varianten beheer. Relaties en afhankelijkheden tussen producten is een ander belangrijk thema. Relaties tussen bijvoorbeeld reserve- of vervangende onderdelen, alternatieven, accessoires etc. kunnen binnen een PIM systeem gelegd en getoond worden.

Naast het gegeven dat producten eigen specifieke kenmerken hebben, is de trend meer en meer dat producten gekenmerkt worden door classificaties, al dan niet gebaseerd op internationale standaarden zoals GS1. Één van de krachtige middelen binnen een PIM systeem is de mogelijkheid om classificaties toe te kennen aan de producten.

PDM – Product Data Management
PDM doet verwachten dat het synoniem is met PIM. Het heeft echter een andere achtergrond dan PIM. Vooral in de meer technische omgeving wordt dit begrip gehanteerd. PDM is primair bedoeld om het creatie proces van producten te kunnen beheren en beheersen. Versiebeheer is hierbij sterk ontwikkeld.

MDM – Master Data Management
Om binnen een organisatie een permanente relatie te kunnen leggen tussen verschillende databronnen is een MDM systeem nodig. Het stelt organisaties in staat op een centrale plek één consistent beeld te hebben van hun kritische bedrijfsdata. Het beperkt zich dus niet alleen tot product data. Het legt verbanden tussen diverse soorten data, zoals bijvoorbeeld product- en klantdata. De technologie zelf functioneert als middleware en geeft systemen een gemeenschappelijke plaats om te kunnen zoeken naar goedgekeurde data definities.

Wat past het beste bij mijn behoefte?
Deze vraag is feitelijk niet heel eenvoudig te beantwoorden. Sterker nog, zij roept tal van nieuwe vragen op. Waar komt de vraag vandaan? Is het een vraag vanuit de operatie, vanuit het management? Betreft het een invulling van een knelpunt dat snel opgelost moet worden? Komt de vraag voort uit een te volgen bedrijfsstrategie?

Alle genoemde toepassingen hebben een plaats binnen het totale speelveld. Het vergt een gedegen onderzoek om een juiste richting te bepalen. Vervolgens zal binnen de gekozen richting een specifiek product gekozen moeten worden. Hier zal op basis van specifieke requirements een selectie plaats moeten vinden.

Meer weten over effectieve inzet van productdata? Stuur je vraag of bericht via de mail.