Vaak horen wij dat bedrijven, en dan met name B2B bedrijven in het MKB, product informatie management (PIM) nog steeds duur en / of complex vinden en dat ze de business waarde van een PIM niet altijd begrijpen of inzien. Vaak denken ze dat het een plek is waar je alle productdata neerzet, iets wat het ERP-systeem ook zou kunnen. Maar is dat wel zo?
De business value van het hebben van een PIM
PIM levert geld op! Productinformatie omvat namelijk meer dan alleen prijs, omschrijving en afbeelding. Daarbij, je verkoopt niet het product maar wat het product kan! Sterker nog, je verkoopt de beleving van wat het product kan.
In een digitale wereld is productinformatie daarom cruciaal geworden en dit bekent dat je veel meer informatie over en van producten moet opslaan. Informatie welke je niet alleen zelf creëert maar ook aangeleverd kan krijgen van leveranciers en producenten. Informatie komt zelfs van eindgebruikers, welke bijvoorbeeld ratings & reviews schrijven. Informatie die z’n weg vindt naar uw webshop, marketplace en zelfs social media. Daarnaast wil je als B2B’er waarschijnlijk ook informatie doorspelen naar uw afnemers. Kun je nu al deze informatie opslaan in je huidige ERP? Kun je onderscheid aanbrengen welke verkoopkanalen welke informatie of productdata moeten aanspreken?
Hoeveel tijd is je bedrijf kwijt om een nieuw product op te voeren; hoeveel tijd kost het om een product op uw webshop of mobile site te plaatsen? Een PIM systeem automatiseert dit proces en maakt het beheer stukken sneller en gemakkelijker. Kortom u bespaart tijd.
Een product informatie management systeem zorgt er ook voor dat je op een plek kan zien of uw informatie over uw producten actueel en compleet is. En dat is goed om te weten, want volledige en actuele productinformatie verhoogt de conversie op je webshop.
De business penalty van het hebben van geen PIM
Veel bedrijven weten wat business value betekent, echter weinig kennen het principe van de business penalty. De business penalty beantwoordt de vraag: Wat betekent het of wat zijn de gevolgen als ik iets niet doe? Wat zijn de gevolgen van het niet hebben van een PIM-oplossing?
Een van de meest voorkomende risico’s is dat productdata verspreid opgeslagen ligt door de organisatie en in verschillende systemen met als gevolg dat productinformatie niet consistent, niet actueel, onvolledig of zelfs verkeerd is. Dit weer heeft als consequentie dat uw serviceafdeling onnodig belast wordt met telefoontjes van klanten die vragen hebben over uw producten, wat weer leidt tot ontevreden medewerkers, etc.
Word je vaak gebeld over uw producten? Hoeveel vragen gaan over productdata? En hoe vaak had dit belletje vermeden kunnen worden als de data compleet of goed was?
PIM in de toekomst
PIM zal in de toekomst alleen maar belangrijker worden, denk hierbij aan regelgeving (ingrediënten, keuringskenmerken, etc) maar denk ook aan Internet of Things (IoT) waarbij duizenden API’s (interfaces) en apparaten real-time productinformatie willen opvragen. Ben je klaar voor de toekomst? Met een PIM haalt u een stukje toekomstzekerheid in huis als het gaat om productinformatie voorziening.
PIM duur?
Je kan het zo duur maken als je wilt, maar is dat nodig? Wij denken van niet. Zeker voor bedrijven die net beginnen met een PIM moet je in het begin niet te veel willen. PIM kan al gauw complex worden.
Enkele tips:
- Kijk bijvoorbeeld eens naar een SaaS-oplossing waarbij je maandelijks betaald voor een PIM, net zoals een Spotify of Netflix abonnement. Vaak hoef je maar een kleine opstart fee te betalen om je data in een PIM te laden (data-onboarding) en te koppelen aan bijvoorbeeld je ERP. Je spreidt hiermee de kosten.
- Ga voor een simpele implementatie, eerst maar eens je eigen data-onboarden en daarna die van leveranciers en sluit als laatste je afnemers aan. Probeer niet al je leveranciers, producenten of klanten tegelijkertijd aan te sluiten maar begin met een select groepje (een pilot), hiermee spreid je de risico en verhoogd u het succes van de implementatie.
- Train je mensen in product informatie management, zorg voor draagvlak. Beleg het ook niet bij 1 persoon maar creëer een PIM-team. Vergeet niet dat je productinformatie goud waard is, zo moet het ook bewaakt worden. Stel een product owner aan die de belangen van het PIM-team behartigd en die goed overweg kan met het bestuur van uw organisatie.
- Kies een PIM-partner waarmee het klikt en die over voldoende resources beschikt om je wensen te realiseren.
- Maak een duidelijke tijdsplanning wanneer u wat bereikt wilt hebben. Zoals gezegd kan PIM snel complex worden, hierdoor kunnen zaken verzanden.
- Maak geen dure RFP of RFI voor het selecteren van een PIM maar schrijf uw visie over Product informatie management op inclusief KPI’s (doelen en doelstellingen). Schrijf op hoe PIM je bedrijfsvoering moet verbeteren en vraag de softwareleveranciers hoe zij denken dit te realiseren d.m.v. hun software.
- Laat je eindgebruikers een demo bijwonen, laat deze groep ook meebepalen in de uiteindelijke keuze voor een pakket, dit creëert weer draagvlak en verhoogd het succes van de implementatie en het behalen van de doelstellingen.